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日常工作中，我們每天都被大量的信息和任務(wù)填滿，常常由于任務(wù)繁冗復(fù)雜，讓人陷入一種無(wú)所適從的狀態(tài)。

我們經(jīng)常會(huì)看到很多如何安排工作計(jì)劃的教程，比如：

要把大的項(xiàng)目分解為小目標(biāo)，小目目標(biāo)再分解為日常任務(wù)；

(資料圖片僅供參考)

使用任務(wù)清單，每完成一項(xiàng)任務(wù)，劃掉一條單；

設(shè)置任務(wù)優(yōu)先級(jí)，緊急重要的事情優(yōu)先，緊急不重要的事情可以放一放等等。

做任何事，要想確保結(jié)果在我們的預(yù)期范圍內(nèi)，做計(jì)劃不可缺少。

雖然做計(jì)劃比較煩，但是不做計(jì)劃，我們的工作就會(huì)變得一團(tuán)糟。

編制計(jì)劃可幫助項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)提前進(jìn)行思考，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，這樣才不會(huì)讓計(jì)劃白做。

對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤的好處有哪些：

項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具進(jìn)度貓來(lái)制定項(xiàng)目計(jì)劃，在甘特圖中對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行分解，將大的目標(biāo)分解成幾個(gè)階段，再將每個(gè)階段的任務(wù)拆解成日常任務(wù)，設(shè)置每個(gè)任務(wù)的開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間，并將任務(wù)分配給項(xiàng)目成員，項(xiàng)目成員完成任務(wù)進(jìn)行勾選，甘特圖就能自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理以此來(lái)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。

1、了解任務(wù)完成情況

除了通過(guò)進(jìn)度貓來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度外，還需要主動(dòng)與項(xiàng)目成員溝通，無(wú)論什么項(xiàng)目管理工具就項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)都是輔助作用。

因此，分配任務(wù)給項(xiàng)目成員后，，項(xiàng)目經(jīng)理要去主動(dòng)與項(xiàng)目成員進(jìn)行溝通交流，了解工作的進(jìn)展的同時(shí)，也能了解到項(xiàng)目成員的情況。

比如：項(xiàng)目成員是否能按時(shí)并保質(zhì)保量的完成當(dāng)前任務(wù)？項(xiàng)目成員需要哪些幫助或者資源支持？等及時(shí)了解這些問(wèn)題能幫助項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，迅速做出調(diào)整。

2、 完善項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃的編制不可能一開(kāi)始就是完善的。

越靠后的任務(wù)，編制計(jì)劃就變得越困難，因?yàn)轫?xiàng)目本身就存在很多無(wú)法掌控的問(wèn)題，如政策、天氣等原因。有可能準(zhǔn)確計(jì)劃的一段時(shí)期被稱(chēng)為計(jì)劃周期。因此，在開(kāi)始就對(duì)整個(gè)項(xiàng)目編制很詳細(xì)的計(jì)劃是不可取的，也是不可能的。

在編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理必須明確任務(wù)及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間及保障條件等，將項(xiàng)目計(jì)劃盡可能的編制詳細(xì)。

分層次的來(lái)完善項(xiàng)目計(jì)劃，可以做到盡可能的詳細(xì)且完整。

3、把控項(xiàng)目整體進(jìn)度

對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和控制，其實(shí)就是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)去了解項(xiàng)目狀態(tài)的過(guò)程。

項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)進(jìn)度貓甘特圖可以隨時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)度，通過(guò)燃盡圖、看板等對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析，有時(shí)候也許還不夠準(zhǔn)確，但仍可以作為一個(gè)參考，而且是一個(gè)比較好的參考。