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更多>日常工作中,我們每天都被大量的信息和任務(wù)填滿,常常由于任務(wù)繁冗復(fù)雜,讓人陷入一種無(wú)所適從的狀態(tài)。
我們經(jīng)常會(huì)看到很多如何安排工作計(jì)劃的教程,比如:
要把大的項(xiàng)目分解為小目標(biāo),小目目標(biāo)再分解為日常任務(wù);
(資料圖片僅供參考)
使用任務(wù)清單,每完成一項(xiàng)任務(wù),劃掉一條單;
設(shè)置任務(wù)優(yōu)先級(jí),緊急重要的事情優(yōu)先,緊急不重要的事情可以放一放等等。
做任何事,要想確保結(jié)果在我們的預(yù)期范圍內(nèi),做計(jì)劃不可缺少。
雖然做計(jì)劃比較煩,但是不做計(jì)劃,我們的工作就會(huì)變得一團(tuán)糟。
編制計(jì)劃可幫助項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)提前進(jìn)行思考,對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤,這樣才不會(huì)讓計(jì)劃白做。
對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤的好處有哪些:
項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具進(jìn)度貓來(lái)制定項(xiàng)目計(jì)劃,在甘特圖中對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行分解,將大的目標(biāo)分解成幾個(gè)階段,再將每個(gè)階段的任務(wù)拆解成日常任務(wù),設(shè)置每個(gè)任務(wù)的開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間,并將任務(wù)分配給項(xiàng)目成員,項(xiàng)目成員完成任務(wù)進(jìn)行勾選,甘特圖就能自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目進(jìn)度,項(xiàng)目經(jīng)理以此來(lái)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。
1、了解任務(wù)完成情況
除了通過(guò)進(jìn)度貓來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度外,還需要主動(dòng)與項(xiàng)目成員溝通,無(wú)論什么項(xiàng)目管理工具就項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)都是輔助作用。
因此,分配任務(wù)給項(xiàng)目成員后,,項(xiàng)目經(jīng)理要去主動(dòng)與項(xiàng)目成員進(jìn)行溝通交流,了解工作的進(jìn)展的同時(shí),也能了解到項(xiàng)目成員的情況。
比如:項(xiàng)目成員是否能按時(shí)并保質(zhì)保量的完成當(dāng)前任務(wù)?項(xiàng)目成員需要哪些幫助或者資源支持?等及時(shí)了解這些問(wèn)題能幫助項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,迅速做出調(diào)整。
2、 完善項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目計(jì)劃的編制不可能一開(kāi)始就是完善的。
越靠后的任務(wù),編制計(jì)劃就變得越困難,因?yàn)轫?xiàng)目本身就存在很多無(wú)法掌控的問(wèn)題,如政策、天氣等原因。有可能準(zhǔn)確計(jì)劃的一段時(shí)期被稱為計(jì)劃周期。因此,在開(kāi)始就對(duì)整個(gè)項(xiàng)目編制很詳細(xì)的計(jì)劃是不可取的,也是不可能的。
在編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理必須明確任務(wù)及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人,明確任務(wù)開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間及保障條件等,將項(xiàng)目計(jì)劃盡可能的編制詳細(xì)。
分層次的來(lái)完善項(xiàng)目計(jì)劃,可以做到盡可能的詳細(xì)且完整。
3、把控項(xiàng)目整體進(jìn)度
對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和控制,其實(shí)就是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)去了解項(xiàng)目狀態(tài)的過(guò)程。
項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)進(jìn)度貓甘特圖可以隨時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)度,通過(guò)燃盡圖、看板等對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析,有時(shí)候也許還不夠準(zhǔn)確,但仍可以作為一個(gè)參考,而且是一個(gè)比較好的參考。
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