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更多>日常工作中,我們每天都被大量的信息和任務(wù)填滿,常常由于任務(wù)繁冗復(fù)雜,讓人陷入一種無所適從的狀態(tài)。
我們經(jīng)常會看到很多如何安排工作計劃的教程,比如:
要把大的項目分解為小目標(biāo),小目目標(biāo)再分解為日常任務(wù);
(資料圖片僅供參考)
使用任務(wù)清單,每完成一項任務(wù),劃掉一條單;
設(shè)置任務(wù)優(yōu)先級,緊急重要的事情優(yōu)先,緊急不重要的事情可以放一放等等。
做任何事,要想確保結(jié)果在我們的預(yù)期范圍內(nèi),做計劃不可缺少。
雖然做計劃比較煩,但是不做計劃,我們的工作就會變得一團(tuán)糟。
編制計劃可幫助項目管理團(tuán)隊提前進(jìn)行思考,對項目計劃進(jìn)行跟蹤,這樣才不會讓計劃白做。
對項目計劃進(jìn)行跟蹤的好處有哪些:
項目經(jīng)理可以使用項目管理工具進(jìn)度貓來制定項目計劃,在甘特圖中對項目目標(biāo)進(jìn)行分解,將大的目標(biāo)分解成幾個階段,再將每個階段的任務(wù)拆解成日常任務(wù),設(shè)置每個任務(wù)的開始及結(jié)束時間,并將任務(wù)分配給項目成員,項目成員完成任務(wù)進(jìn)行勾選,甘特圖就能自動計算項目進(jìn)度,項目經(jīng)理以此來跟蹤項目進(jìn)度。
1、了解任務(wù)完成情況
除了通過進(jìn)度貓來監(jiān)控項目進(jìn)度外,還需要主動與項目成員溝通,無論什么項目管理工具就項目管理來說都是輔助作用。
因此,分配任務(wù)給項目成員后,,項目經(jīng)理要去主動與項目成員進(jìn)行溝通交流,了解工作的進(jìn)展的同時,也能了解到項目成員的情況。
比如:項目成員是否能按時并保質(zhì)保量的完成當(dāng)前任務(wù)?項目成員需要哪些幫助或者資源支持?等及時了解這些問題能幫助項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)問題,迅速做出調(diào)整。
2、 完善項目計劃
項目計劃的編制不可能一開始就是完善的。
越靠后的任務(wù),編制計劃就變得越困難,因為項目本身就存在很多無法掌控的問題,如政策、天氣等原因。有可能準(zhǔn)確計劃的一段時期被稱為計劃周期。因此,在開始就對整個項目編制很詳細(xì)的計劃是不可取的,也是不可能的。
在編制項目計劃時,項目經(jīng)理必須明確任務(wù)及對應(yīng)的負(fù)責(zé)人,明確任務(wù)開始時間、結(jié)束時間及保障條件等,將項目計劃盡可能的編制詳細(xì)。
分層次的來完善項目計劃,可以做到盡可能的詳細(xì)且完整。
3、把控項目整體進(jìn)度
對于項目計劃進(jìn)行跟蹤和控制,其實就是項目經(jīng)理主動去了解項目狀態(tài)的過程。
項目經(jīng)理通過進(jìn)度貓甘特圖可以隨時查看項目進(jìn)度,通過燃盡圖、看板等對項目進(jìn)行分析,有時候也許還不夠準(zhǔn)確,但仍可以作為一個參考,而且是一個比較好的參考。
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